Le responsable des PEP pourra vous assister lors de cette réunion à laquelle vous devez penser à inviter le co-financeur (mairie...)

La réunion des parents d’élèves constitue une étape importante dans la préparation du séjour. En effet, les familles doivent en repartir informées et rassurées. Du climat de confiance qui s’installera au cours de cette rencontre, dépendra l’aisance des enfants à partir.
Informer les familles suppose de donner de manière claire et complète, tous les éléments de réponse à leurs questions.

Les parents doivent…

Comprendre l’intérêt de partir en classe de découvertes plutôt que de rester à l’école. C’est pourquoi, il est indispensable, en préambule, de rappeler les enjeux pédagogiques et éducatifs de ce temps de classe particulier.

Richesse du « vivre ensemble » et création de liens privilégiés entre enfants et entre enfants et adultes participant au séjour.

• Développement de l’autonomie de l’enfant.
• Pratique d’activités de terrain permettant d’installer les apprentissages progressifs au rythme - Pratique d’activités particulières impossibles à conduire à l’école.
• Ouverture vers le monde extérieur : découverte d’autres lieux avec d’autres adultes référents.
• Connaître clairement le déroulement du séjour du moment du départ au moment du retour

Le transport

Le moyen de transport doit être présenté : penser à rassurer… beaucoup de parents redoutent particulièrement ce temps du séjour qui se déroule sous la responsabilité de l’enseignant.

Si le transport s’effectue en car, pensez à préciser que ce type de convoyage est extrêmement réglementé :

• Conducteurs professionnels
• Durée de conduite et temps de repos nécessaire
• Double chauffeur le cas échéant
• Contrôle de la vitesse

Législation concernant l’utilisation de cassettes vidéo durant le voyage : seules les cassettes inscrites sur la liste de diffusion du transporteur peuvent être visionnées

Pause repas ou collation

• Insister sur les avantages de ce type de transport :
• Confort des enfants (car grand tourisme, voyage direct)
• Bagages pris et livrés à domicile sans fatigue pour les élèves

Si le transport s’effectue en train

L’angoisse se cristallisera sur le problème des bagages :

• Poids trop important pour l’enfant notamment s’il y a un changement de train
• Risque de perte, d’oubli…
• Se renseigner sur la possibilité de prestations complémentaires concernant la manutention des bagages (PEP).
• Rappeler que les enfants sont encadrés par une équipe d’adultes qui ne sont là que pour s’occuper d’eux.
• Valoriser les risques moindres de ce type de transport.
• Détailler l’acheminement jusqu’au centre d’accueil.
• Selon la durée du voyage, préciser comment se dérouleront les arrêts ou les pauses-repas.Notifier à ce moment-là la nécessité d’apporter un repas froid ou une collation, des jeux calmes.
• Proscrire les objets de valeur qui peuvent être égarés…
• Donner une heure prévisible à partir de laquelle un message d’informations sera affiché à l’école ou sera communiqué par un autre moyen aux familles (garder une amplitude large en cas de retard…).
• Préciser clairement les heures de départ et de retour ainsi que le lieu de rendez-vous.
• Un mauvais point de rencontre est source de paniques inutiles… Ne précisez pas l’heure exacte de départ du car ou du train pour que les parents n’arrivent pas au dernier moment considérant qu’ils ont largement le temps !

Le lieu et le choix du centre

Préciser le lieu du séjour, ne pas hésiter à localiser précisément celui-ci sur une carte. Des diapositives, des photographies ou un film peuvent constituer un support riche à la découverte visuelle du lieu.
Présenter le centre d’accueil : valoriser l’ensemble de ses points forts

Situation

• Nature de la restauration : self service, service à table, composition des repas…
• Rappeler les agréments obligatoires détenus qui garantissent sécurité, conformité, hygiène.

Le type de classe choisi et les activités « phare »

Le maître reste garant de la pédagogie qu’il pratique. Il présente le choix qu’il a fait dans le cadre du projet d’école mais aussi dans le cadre des Instructions officielles concernant le niveau ou les niveaux de la classe. Ce choix n’est pas discutable.

Les parents doivent prendre conscience :

• Que la classe se poursuit et que, ni les enfants, ni le maître, ne partent pas en vacances
• Que le départ est incontournable sinon l’élève manquera des activités d’enseignement indispensables.

Détailler les activités qui seront mises en place.

Pour la pratique des activités sportives, c’est le moment de préciser les conditions de leur déroulement :

• Test de natation
• Equipement vestimentaire particulier
• Conditions d’encadrement.

Certaines des activités peuvent inquiéter fortement les parents (peur de l’accident…). Rappeler que l’équipe d’encadrement est spécialisée dans l’accueil des élèves et que des contrôles réguliers sont effectués pour vérifier à la fois le matériel utilisé et le travail des personnels.

Décrire l’équipe d’encadrement

Préciser clairement les personnes qui seront avec les enfants pendant leur séjour.
Rappeler rapidement les rôles de chacun : encadrement de la vie quotidienne, encadrement des activités, temps d’enseignement.

Présenter le planning prévisionnel du séjour

Cette présentation permet aux parents de mieux appréhender l’ensemble des activités conduites et leur rythme.
Présenter de manière détaillée une journée, du lever jusqu’au coucher, temps libres compris.

Le volet santé

Notifier l’importance :

• De compléter scrupuleusement la fiche sanitaire, notamment pour les enfants porteurs d’un handicap
• De fournir si besoin l’attestation C.M.U.
• De posséder les autorisations parentales d’hospitalisation, de transfusion et d’intervention chirurgicale.

Rappeler comment sont gérés les régimes alimentaires et les traitements médicaux habituels des élèves :
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- Préciser le rôle de l’assistant sanitaire présent sur le lieu de séjour.
- Renseigner les familles sur les ressources locales en cas de problème : médecin, pharmacie, dentiste, hôpital…
- Préciser les modes de règlement des frais engagés en cas de recours à un praticien ou à un établissement de santé.

La gestion du linge

Présenter le trousseau dont chaque élément, marqué au nom de l’enfant, devra être mis dans la valise.
Préciser si le linge sera lavé, la fréquence éventuelle et rappeler qu’il s’agit d’un lavage collectif.

Il n’est pas nécessaire d’emporter des vêtements de valeur.

La communication avec les familles pendant le séjour

• Proscrire les appels téléphoniques individuels qui perturbent à la fois le centre, l’enseignant et l’élève.
• Présenter d’autres moyens de communication plus rapides et plus complets :
• Messages téléphoniques ou envoyés par fax ou courrier électronique, à afficher régulièrement à l’école
• Enregistrement d’un message sur boîte vocale avec la messagerie "Allo les PEP"
• Courrier régulier, occasion inespérée de travailler la langue française.
• Notifier que le téléphone est réservé au cas d’urgence. Interdire les portables !

Le financement du séjour

Préciser le coût global comprenant :

• Hébergement en pension complète
• Activités
• Encadrement des enfants
• Transports

Présenter les modes de financement en rappelant :

• Les aides globales apportées par les financeurs institutionnels
• Les conditions de règlement : échéancier, type de paiement acceptés, réductions éventuelles en cas de fratries.

Il peut être parfois utile de donner des précisions complémentaires concernant les coûts des différents postes budgétaires.

L’argent de poche

Le point de l’argent de poche doit être abordé. En effet, un montant maximal et homogène doit être précisé (ce qui n’empêchera pas les excès !).

Par ailleurs, il doit aussi être rappelé que les enfants ne manqueront de rien et qu’il ne sera pas nécessaire d’acheter de la nourriture, d’autant plus que cela perturberait le travail éducatif sur l’équilibre alimentaire effectué par la structure, que l’argent sera uniquement consacré à l’achat de petits souvenirs et que les enfants seront responsables de cette somme (gestion complète).